Procedure voor opzeggen en overstappen
Wil je stoppen met ZilliZ ECD of overstappen naar een ander systeem? Dan heb je drie keuzes. Geef je keuze duidelijk aan ons door wanneer je opzegt:
-
Archieffunctie: We stoppen de actieve zorg in het systeem. Je behoudt als beheerder wel toegang om gegevens in te zien en te exporteren. Hiervoor betaal je een vast bedrag per maand.
-
Zelf exporteren (reguliere opzegging): Je haalt zelf je gegevens uit het systeem en bewaart deze op je eigen computer. Je contract stopt definitief na een opzegtermijn van één maand.
-
Laten exporteren (overstappen via de Dataverordening): Stap je over naar een andere aanbieder? Dan helpen wij je bij het overzetten van je gegevens. Dit proces verloopt via vier vaste fases.
Kies je ervoor om je gegevens door ons te laten exporteren? Dan doorloop je de volgende vaste periodes, zodat je jouw data veilig en zonder stress kunt overzetten.
Fase 1: Opzegtermijn
-
Duur: 1 maand
-
Wat gebeurt er? Je stuurt ons een e-mail waarin je aangeeft dat je wilt opzeggen en overstappen. Tijdens deze maand bereiden we je vertrek voor, maar loopt je contract nog gewoon door. Je kunt ZilliZ ECD gebruiken zoals je gewend bent en je betaalt je normale abonnementskosten.
Fase 2: Overgangsperiode
-
Duur: 1 maand
-
Wanneer start dit? Direct nadat je opzegtermijn is afgelopen.
-
Wat gebeurt er? In deze maand voeren we de daadwerkelijke migratie uit. Wij maken een technische export van al je exporteerbare gegevens en zetten deze via een veilige verbinding voor je klaar. Je blijft je normale abonnementskosten betalen, de dienst blijft volledig werken en wij verlenen je actief ondersteuning.
Fase 3: Opvragingsperiode
-
Duur: 2 maanden
-
Wanneer start dit? Direct nadat de Overgangsperiode is afgelopen.
-
Wat gebeurt er? Dit is jouw extra veiligheidsbuffer en deze twee maand blijf je normale abonnementskosten betalen. De actieve ondersteuning en dienstverlening stoppen. Je gebruikt deze tijd alleen nog als laatste kans om je klaargezette exportbestand op te halen, te controleren en in je nieuwe systeem te importeren.
Fase 4: Definitieve beëindiging en verwijdering
-
Wat gebeurt er? Zodra de Opvragingsperiode voorbij is, eindigt je contract formeel. Omdat je succesvol bent overgestapt, verwijderen wij vervolgens al je gegevens veilig en definitief van onze servers. Zorg er dus voor dat je de data in de eerdere fases goed hebt opgeslagen om aan je wettelijke bewaarplicht te voldoen.
-
Kies je voor optie 2 ('Zelf exporteren')? Dan geldt deze laatste fase ook voor jou. Dan bewaart ZilliZ uw gegevens tot 6 maanden na het einde van de overeenkomst.
Wilt u zien hoe een data-export eruitziet? Bekijk het online register op https://export.zilliz.nl. Daar vindt u de datastructuren, formaten en uitgangspunten. U ziet hier precies welke gegevens we exporteren, zoals cliëntdossiers en zorgcontracten, en welke interne systeemdata achterblijft. Ook leggen we uit hoe wij werken met universele CSV-bestanden, zodat uw nieuwe leverancier de data direct en foutloos kan inlezen.
De data-export wordt eenmalig aangemaakt. U doet dit het beste op de laatste dag van uw abonnement. Stap bij voorkeur over zodra u een kwartaal of jaar volledig heeft afgesloten, aangezien u met financiële cijfers werkt. Dit voorkomt gaten in uw administratie en maakt de controle in uw nieuwe systeem een stuk betrouwbaarder.
Meer informatie over hoe ZilliZ uw gegevens beveiligt, vindt u op https://zilliz.nl/security/. U leest hier onder andere hoe wij uw data afschermen met sterke encryptie en tweestapsverificatie. Daarnaast leggen we duidelijk uit hoe we omgaan met informatieverzoeken van overheidsinstanties, zodat u zeker weet dat wij uw gegevens niet zomaar delen.